KVKK Aydınlatma Metni
Son güncelleme: 10 Ekim 2026
Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, www.otafarmaakademi.com ("Site") üyelerini ve ziyaretçilerini, kişisel verilerinin hangi amaçla ve nasıl işlendiği konusunda bilgilendirmek için hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
OTA FARMA Sağlık İlaç Kozmetik Gıda Pazarlama Eğitim Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ("Otafarma")
Adres: Kurşunlu Köyü Kurşunlu Köy Sokağı Küme Evleri No: 168A Gölpazarı / Bilecik
MERSİS no: 0648064762300017 · Vergi no: 6480647623 (Gölpazarı Mal Müdürlüğü)
E-posta: info@otafarma.com.tr · KEP: otafarma@hs01.kep.tr · Telefon: 0 224 241 70 80
2. İşlenen kişisel veriler
| Veri kategorisi | Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad; fatura için T.C. kimlik numarası (bireysel) ya da vergi numarası ve unvan (kurumsal); katılım sertifikasında yer alan ad soyad |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, fatura adresi (il, ilçe, posta kodu) |
| Mesleki bilgi | Meslek (eğitimlerin sağlık profesyonellerine yönelik olması nedeniyle) |
| Müşteri işlem | Siparişler, sepet içeriği, ödeme durumu ve tutarı, bankanın işlem numarası, faturalar, iadeler, eğitim erişimleri, katılım sertifikaları ve sertifika koşulunun nasıl sağlandığının özeti, ödeme sırasında verilen onayların tarihi ve metin sürümü; satın alınan içeriğe ilk erişim kaydı (ilk izleme, dokümanın ilk açılması veya indirilmesi, canlı derse katılım: ne ve ne zaman; cayma hakkının sona erdiğinin ispatı için) |
| Eğitim kullanım verisi | Ders videolarının izlenen bölümleri, izleme süresi ve videonun son konumu; ders tamamlama durumu; canlı derse yer ayırma, katılma zamanı ve katılım süresi; üyenin kendi ders notları ve ders altında sorduğu sorular; eğitimin WhatsApp grubuna katılma düğmesine basılma zamanı |
| Doküman kullanımı | Doküman açma ve indirme kayıtları (tarih, doküman); indirilen PDF dokümanlara üyenin adı soyadı ve üye numarası basılır (doküman işaretleme) |
| İşlem güvenliği | Her girişte IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, giriş tarihi; oturum kayıtları; şifrenin geri döndürülemez özeti; yönetim panelinde yapılan değişikliklerin kaydı |
| Site kullanım verisi (yalnızca çerez izni verilirse) | Ziyaret edilen sayfalar, sayfa üzerindeki tıklama, kaydırma ve fare hareketleri, ziyaretin süresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, yaklaşık konum (ülke, şehir), siteye nereden gelindiği, çerez kimliği; eğitim görüntüleme, sepete ekleme, ödemeye başlama, üye olma ve satın alma olayları (sipariş numarası, eğitimler, tutar). Ad, soyad, e-posta ve telefon bu ölçüm araçlarına gönderilmez; sayfa kullanım kayıtlarında kişisel bilgilerin göründüğü alanlar gizlenir. |
| Onay ve tercih kayıtları | Üyelik koşullarının kabul edildiği ve bu metnin okunduğunun teyit edildiği tarih, metin sürümü ve kaynağı (kayıt formu, sürüm bildirimi, eski siteden aktarım); çerez tercihi (tarayıcıda) ve çerez rıza kaydı (rastgele bir kimlik, tarih ve saat, izin verilen kategoriler, çerez bandının ve Çerez Politikası'nın sürümü; ad, e-posta ve IP adresi içermez) |
| Yazışmalar | İletişim formu ve e-posta ile gönderilen mesajlar ve verilen cevaplar |
Kredi kartı ve banka kartı bilgileri Site'ye girilmez ve Otafarma tarafından görülmez, işlenmez veya saklanmaz: kart bilgileri yalnızca Türkiye İş Bankası'nın güvenli ödeme sayfasında girilir. Özel nitelikli kişisel veri işlenmez.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m. 5/2) |
|---|---|
| Üyelik hesabının açılması ve yönetilmesi, girişin sağlanması, e-posta adresinin doğrulanması | Sözleşmenin kurulması ve ifası (c) |
| Satın alınan eğitimlere erişimin açılması; derslerin, dokümanların ve canlı derslerin sunulması; ilerlemenin ve videonun son konumunun gösterilmesi; katılım sertifikasının düzenlenmesi | Sözleşmenin ifası (c) |
| Ödemenin alınması, siparişin tamamlanması, iade ve iptal işlemleri | Sözleşmenin ifası (c); hukuki yükümlülük (ç) |
| Fatura, e-arşiv ve e-fatura düzenlenmesi; muhasebe ve vergi kayıtlarının tutulması | Kanunlarda açıkça öngörülme (a) ve hukuki yükümlülük (ç): 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu |
| Canlı derslere yer ayrılması ve katılım bağlantısının verilmesi; canlı derse katılımın belirlenmesi | Sözleşmenin ifası (c) |
| Eğitimle ilgili bilgilendirme: yeni canlı ders, tarih değişikliği, iptal, kaydın eklenmesi, hatırlatma, duyurular ve sipariş e-postaları (bu e-postalar bilgilendirme amaçlıdır; kampanya ve tanıtım e-postası gönderilmez) | Sözleşmenin ifası (c); meşru menfaat (f) |
| Eğitim içeriklerinin izinsiz paylaşılmasının önlenmesi: indirilen dokümanlara ad soyad ve üye numarası basılması; hesap paylaşımının tespiti için giriş kayıtları | Meşru menfaat (f); hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e) |
| Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi (ör. otomatik kayıt denemeleri), hataların giderilmesi | Meşru menfaat (f); hukuki yükümlülük (ç): 5651 sayılı Kanun |
| Talep ve şikâyetlerin cevaplanması; uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması | Hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e); meşru menfaat (f) |
| Eğitimin WhatsApp grubuna katılmak isteyen üyeye davet bağlantısının verilmesi, katılma düğmesine basılma zamanının kaydı; gruba katılmamış üyeye yöneticinin WhatsApp üzerinden davet göndermesi | Sözleşmenin ifası (c); meşru menfaat (f) |
| Katılım sertifikasının üçüncü kişilerce doğrulanabilmesi (doğrulama sayfası) | Sözleşmenin ifası (c); meşru menfaat (f) |
| Site'nin nasıl kullanıldığının ölçülmesi ve geliştirilmesi (Google Analytics, Microsoft Clarity) | Açık rıza (KVKK m. 5/1): çerez bandında verilen izin; izin her zaman geri alınabilir |
| Reklamların ölçülmesi (Google Ads, Meta pikseli; yalnızca bu araçlar kullanılmaya başlanırsa) | Açık rıza (KVKK m. 5/1): çerez bandında verilen izin; izin her zaman geri alınabilir |
WhatsApp grupları: Eğitimin WhatsApp grubuna katılım isteğe bağlıdır ve üyenin kendi WhatsApp hesabıyla olur. Gruba katılan üyenin telefon numarası ve WhatsApp profil bilgileri grubun diğer üyelerine görünür. Grupta yapılan yazışmalar WhatsApp üzerinden yürür; WhatsApp'ın kendi koşulları ve gizlilik politikası geçerlidir.
Soru-Cevap: Derslerin altında sorulan sorular ve verilen yanıtlar, soranın adı soyadıyla birlikte o derse erişimi olan üyelere ve eğitmene görünür.
Katılım sertifikası doğrulama: Katılım sertifikalarındaki doğrulama kodu veya QR kod, sertifikanın Şirket tarafından düzenlendiğinin üçüncü kişilerce doğrulanabilmesi için kullanılır. Kodu bilen herkes, doğrulama sayfasında sertifikadaki ad soyadı, eğitimin adını ve tarihini, eğitmeni ve sertifikanın geçerli olup olmadığını görebilir. Doğrulama sayfası arama motorlarına kapalıdır. Bu işleme, sözleşmenin ifası ve sahte belge kullanımının önlenmesine yönelik meşru menfaatimiz hukuki sebeplerine dayanır.
4. Kişisel verilerin toplanma yöntemi
Kişisel veriler; kayıt formu, Hesabım sayfaları, ödeme sayfası, iletişim formu ve e-posta yoluyla doğrudan üyeden; ders ekranı, doküman indirme, canlı ders ve giriş işlemleri sırasında Site tarafından otomatik olarak; ödeme sonucu bankadan, fatura bilgisi Paraşüt'ten, canlı derse katılım Zoom'un katılımcı raporundan elektronik ortamda toplanır. Çerez izni verilirse Site'nin kullanımı Google Analytics ve Microsoft Clarity aracılığıyla çerezler ve benzeri teknolojilerle toplanır. Eski siteden (www.otafarmaakademi.com'un önceki sürümü) devralınan üye, sipariş ve eğitim kayıtları yeni sisteme aktarılmıştır.
5. Kişisel verilerin aktarıldığı kişiler
Kişisel verileriniz aşağıdaki hizmet sağlayıcılara yalnızca belirtilen amaçlarla aktarılır. Yurt dışındaki alıcıların bulunduğu ülkelerde kişisel verilerin korunma düzeyi Türkiye'dekinden farklı olabilir ve bu ülkelerin kamu makamları kendi mevzuatları uyarınca verilere erişim talep edebilir.
Yurt içindeki alıcılar
| Alıcı | Aktarılan veri ve amaç |
|---|---|
| Türkiye İş Bankası A.Ş. ve sanal POS altyapı sağlayıcısı Payten Teknoloji A.Ş. | Sipariş numarası, tutar, ad soyad, e-posta, telefon ve fatura adresi: ödemenin alınması, iade ve iptal |
| Paraşüt (Paraşüt Bilgi Teknolojileri A.Ş.) ve Gelir İdaresi Başkanlığı | Fatura bilgileri, sipariş kalemleri ve tutarlar: fatura, e-arşiv ve e-fatura düzenlenmesi |
| Mali müşavir | Fatura ve ödeme kayıtları: muhasebe ve vergi yükümlülükleri |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler | Kanunen talep edilmesi halinde, talep edilen veriler |
Yurt dışındaki alıcılar
| Alıcı | Ülke | Aktarılan veriler | Amaç |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean, LLC | ABD şirketi; sunucular Birleşik Krallık (Londra); yedekler ABD (New York) | Sitedeki tüm veriler ve yedekler | Sitenin barındırılması |
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) | ABD | Ad, soyad, e-posta adresi, e-posta içeriği | Hesap ve sipariş e-postalarının gönderilmesi |
| Google (kurumsal e-posta hizmeti) | ABD ve AB | Ad, soyad, e-posta adresi ve info@otafarma.com.tr adresine yazılan e-postaların içeriği | Soruların, başvuruların ve e-postaların cevaplanması |
| Zoom | ABD | Ad, soyad, e-posta adresi, katılım bilgisi | Canlı derslerin yürütülmesi |
| Vimeo | ABD | IP adresi, tarayıcı bilgisi, izlenen video | Ders videolarının oynatılması |
| Google (yalnızca çerez izniyle) | ABD ve AB | Çerez ve kullanım verileri | Site ölçümü |
| Microsoft Clarity (yalnızca çerez izniyle) | ABD | Oturum kaydı, kişisel alanlar gizlenmiş | Sitenin iyileştirilmesi |
Ölçüm araçlarına (Google Analytics, Microsoft Clarity) veri yalnızca çerez bandında izin verilirse aktarılır; izin verilmeden bu araçların kodu Site'de yüklenmez. Eğitimlerin WhatsApp gruplarına katılım üyenin kendi isteğiyle ve kendi WhatsApp hesabıyla olur (3. bölüm); yöneticinin üyeye WhatsApp üzerinden grup daveti göndermesi halinde üyenin telefon numarası ve adı WhatsApp'a (WhatsApp Ireland Limited; AB ve ABD) ulaşır.
6. Saklama süreleri
| Kayıt | Süre |
|---|---|
| Sipariş, ödeme, iade ve fatura kayıtları (siparişte kullanılan fatura bilgisi dahil) | 10 yıl |
| Ön Bilgilendirme Formu, Mesafeli Satış Sözleşmesi ve ödeme sayfası onayları | Siparişle birlikte 10 yıl |
| Satın alınan içeriğe ilk erişim kaydı (ilk izleme, dokümanın ilk açılması veya indirilmesi, canlı derse katılım) | Siparişle birlikte 10 yıl |
| Üyelik verileri | Üyelik süresince; üyelik sona erdikten sonra 10 yıl yalnızca ad, soyad, e-posta adresi ve üye numarası saklanır. Telefon, meslek ve diğer profil bilgileri üyelik sona erince silinir. |
| Üyelik Sözleşmesi'nin kabulü ve bu metnin okunduğunun teyidi | Üyelik süresi ve sonrasında 10 yıl |
| Katılım sertifikaları ve sertifika koşulunun nasıl sağlandığının özeti | Üyelik süresi ve sonrasında 10 yıl |
| Ayrıntılı izleme verileri (izlenen bölümler, videonun son konumu), canlı derslere yer ayırma ve katılım kayıtları, WhatsApp grubuna katılma düğmesi kaydı | Üyelik süresince; üyelik sona erince silinir |
| Ders notları | Üyelik süresince; üyelik sona erince silinir |
| Soru-Cevap | Üyelik süresince; üyelik sona erince ad soyad kaldırılır, soru ve cevapların içeriği diğer üyeler için kalabilir |
| Doküman indirme kayıtları (kim, hangi doküman, ne zaman) | 3 yıl |
| Ad soyad ve üye numarası basılmış PDF kopyaları | 24 saat |
| Giriş ve oturum kayıtları (IP adresi, tarayıcı, cihaz) | 2 yıl |
| Yönetim paneli giriş kayıtları | 2 yıl |
| Yönetim paneli değişiklik kayıtları | İlgili kaydın süresi kadar (ör. sipariş ve iade değişiklikleri 10 yıl); diğerleri 2 yıl |
| Hata kayıtları | 6 ay; kişisel veriler, şifreler ve ödeme bilgileri kayıtlarda gizlenir |
| E-postası ulaşmayan adresler listesi (geri dönen, şikâyet edilen veya duyurulardan ayrılan adresler) | 2 yıl |
| Çerez tercihi | Tarayıcıda 6 ay; çerez rıza kaydı 2 yıl |
| Eski siteden aktarılan kampanya izinleri | Kullanılmaz; Site'nin yeni sürümünün yayına alınmasından 3 yıl sonra silinir |
| Yazışmalar | Talebin sonuçlanmasından sonra 10 yıl |
| Ölçüm araçlarındaki veriler (yalnızca izinle) | Google Analytics'te 14 ay; Microsoft Clarity'de 30 gün, sık kullanılanlara eklenen ve örnek seçilen kayıtlar 9 aya kadar (hizmet sağlayıcıların süreleri) |
| Yedekler | En geç 30 gün sonra silinir; silinen veriler bu sürenin sonunda yedeklerden de silinmiş olur |
Süresi dolan veriler her ay düzenli olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir; silme işlemleri kayıt altına alınır.
7. İlgili kişinin hakları
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca herkes, Otafarma'ya başvurarak kendisiyle ilgili; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
8. Başvuru
Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; yukarıdaki adrese yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi otafarma@hs01.kep.tr üzerinden ya da Site'de kayıtlı e-posta adresinden info@otafarma.com.tr adresine gönderilebilir. Başvurular en geç 30 gün içinde ve ücretsiz olarak cevaplanır. Hesap kapatma ve silme talepleri ayrı ayrı değerlendirilir; kanunen saklanması gereken kayıtlar (6. madde) süreleri dolana kadar saklanır.
9. Çerezler
Site, çalışması için gerekli çerezleri kullanır. Analitik çerezler (Google Analytics, Microsoft Clarity) ve kullanılmaya başlanırsa reklam çerezleri (Google Ads, Meta pikseli) yalnızca çerez bandında izin verilirse kullanılır; izin verilmeden bu araçların kodu yüklenmez. İzin, sayfanın altındaki "Çerez tercihleri" bağlantısından her zaman geri alınabilir. Ayrıntılar Çerez Politikası'ndadır.